Todo lo que necesita un centro de día, en un solo sistema
Doce módulos que comparten los mismos datos. Las entradas se vuelven facturas, los viajes se vuelven reportes de transporte y las solicitudes de visita se vuelven familias.
Una página web que trae familias
Muchos centros pierden familias antes de la primera llamada porque su web es lenta, vieja o solo en inglés. La tuya está hecha para cómo buscan las familias hoy.
- Páginas en español e inglés, escritas para tu ciudad y tus servicios
- Las solicitudes de visita llegan a tu panel y avisan a tu equipo
- Lista para buscadores: datos estructurados, mapa del sitio, páginas rápidas y archivos para la IA (GEO)
- Mapa de visitantes por ZIP y un embudo simple: quién vio los precios y quién empezó el formulario
- Enlaces para que las familias recomienden tu centro, sin incentivos
- Tu propio dominio, tus fotos y tus colores
Portal de familias
Las familias dejan de llamar para preguntar “¿ya llegó mamá?” porque la respuesta ya está en su teléfono.
- Reservar medio día, día completo o planes semanales y mensuales
- Facturas, recibos y cómo pagar, en español o en inglés
- Textos de llegada y salida (si la familia los activa; nunca con datos de salud)
- Menú de la semana, calendario de actividades y cumpleaños
- Fotos del día, solo con el permiso de cada familia
- Perfil de actividades: intereses, alergias, dietas, contactos de emergencia y personas autorizadas para recoger
Asistencia con firma electrónica
El registro de asistencia es lo que le enseñas al inspector y al seguro. No se debe poder perder ni cambiar a escondidas.
- Entrada y salida en la recepción con firma con el dedo
- Personas autorizadas para recoger, con foto; si viene otra persona hay que llamar y anotar quién lo autorizó
- Los registros no se pueden editar ni borrar: las correcciones se agregan, nunca se sobrescriben
- Cadena de verificación (hash) que se comprueba en cada reporte mensual
- Reporte mensual de asistencia por participante, para imprimir
- Conteo en tiempo real contra el cupo de tu licencia
Transporte y rutas optimizadas
El transporte es lo más caro de un centro de día. Cada milla y cada van de más se notan en tus costos.
- Vans con asientos y espacios para sillas de ruedas por separado
- Optimización con un clic usando Google OR-Tools: menos vans, más pequeñas y menos manejo en total
- Varias vueltas por van, ventanas de llegada y tiempo máximo en la van por persona
- Enlaces de Google Maps y códigos QR para los choferes
- El chofer puede “recalcular desde aquí” si algo cambia en el camino
- Firma en la puerta al recoger y al entregar, y reporte mensual de transporte con millas
Facturas para pago privado
La factura debe salir de lo que pasó de verdad, no de alguien copiando un calendario.
- Facturas generadas desde la asistencia, los planes y las zonas de transporte
- Registra pagos por Zelle, cheque o tarjeta e imprime recibos
- Ajustes y anulaciones con historial completo, sin borrar nada
- Día de prueba gratis
- Las familias ven sus facturas y recibos en el portal
- Las facturas atrasadas aparecen en el panel del día
Seguros y Medicaid
Si atiendes miembros de Medicaid de cuidado a largo plazo o de seguros privados, una autorización que falta te cuesta el cobro.
- Aseguradoras con tarifas por día completo, medio día, comida, viaje y milla
- Autorizaciones, número de miembro y códigos de servicio por participante
- Resumen semanal de cobros en el orden de las casillas del CMS-1500
- Avisos cuando falta el número de miembro, la autorización o un código
- Registro de comidas y millas que respalda cada línea del cobro
- Verificación de elegibilidad por medio de un clearinghouse (Muy pronto)
Cumplimiento e inspecciones
Los inspectores piden lo mismo cada vez. Mantenlo al día todo el año, no la semana antes.
- Requisitos del personal con vencimiento (verificación de antecedentes, CPR, TB y más)
- Registro de simulacros de incendio y emergencia, con recordatorios
- Registro de incidentes que no se puede editar ni borrar
- Información de emergencia por participante: autorización para el 911, hospital preferido y si tiene orden de no resucitar
- Contadores en rojo en el panel del día para todo lo vencido
- Requisitos ajustables a tu estado y a lo que diga tu asesor
Comidas y menú
Las comidas importan a las familias, a la salud de los participantes y a la facturación.
- Menú semanal publicado para las familias en dos idiomas
- Registro de comidas por participante, listo para facturar
- La pregunta de alergias es obligatoria y las alergias salen en rojo
- Lista de comidas para imprimir en la cocina
Actividades, calendario y fotos
Las familias escogen un centro por cómo su ser querido pasa el día. Muéstralo.
- Calendario con salidas, fiestas y días cerrados
- Los días cerrados se quitan solos de las reservas, las rutas y las facturas
- Cumpleaños tomados del perfil de cada participante
- Fotos del día: sin datos de GPS, con permiso de cada persona etiquetada y borradas a los 60 días
Panel del día y roles del equipo
Hecho para el dueño que maneja el centro desde un iPad entre visitas y llamadas.
- Vista “Hoy”: quién viene, quién llegó, las rutas y lo que hay que atender
- Roles para administración, personal y choferes
- Hojas de ruta, listas de asistencia y de comidas para imprimir
- Funciona en tabletas y teléfonos, en español o en inglés
Reportes y crecimiento
Sabe si estás creciendo y por qué.
- Ocupación con las entradas reales contra el cupo de tu licencia
- Ingresos del mes y lo que te deben
- Encuesta mensual a las familias, con invitación a dejar una reseña en Google para todas
- De dónde vienen: solicitudes de visita, familias registradas y clientes
Seguridad y privacidad
Te confían información de salud de adultos vulnerables. El sistema está hecho para protegerla.
- Cada centro tiene su propia instalación privada y su propia base de datos
- Entrada sin contraseña con un código de un solo uso por email
- Registro de cada página que ve cada usuario
- Los datos de salud nunca van en textos ni notificaciones
- Copias de seguridad diarias y snapshots del servidor
- Conexiones cifradas en todo (HTTPS con HSTS)
Mira tu centro funcionando con Senior Center HQ
Una demostración de 30 minutos con pantallas reales: asistencia, rutas, facturas y el portal de familias. En español o en inglés.