Software para centros de día: guía para dueños
Qué buscar, qué preguntar y qué evitar al escoger un software para un centro de día de adultos mayores.
Actualizado el · Senior Center HQ
Respuesta corta: un buen software para centros de día registra una asistencia firmada que no se puede alterar, planifica el transporte, factura con la asistencia real, mantiene informadas a las familias, controla los requisitos del personal y de las inspecciones, y protege la información de salud con acceso por roles y registros de auditoría. Si tu centro atiende familias hispanas, también debe funcionar completo en español.
¿Qué es un software para centros de día?
Es un sistema de gestión para los centros que cuidan a adultos mayores durante el día (adult day care). Reemplaza las hojas de firmas en papel, las hojas de cálculo para cobrar y las llamadas, con un solo sistema para asistencia, transporte, facturas, comunicación con las familias y cumplimiento.
Es distinto del software de cuidado en el hogar (home care), que programa cuidadores en las casas de los clientes, y del software de residencias (assisted living), que maneja a personas que viven en el lugar. El día de un centro gira alrededor de las llegadas, las actividades, las comidas, los viajes y las salidas.
Las 10 cosas que debe hacer
- Asistencia firmada que no se pueda cambiar a escondidas. Entrada y salida con firma, correcciones agregadas en vez de sobrescritas y un reporte mensual para imprimir.
- Personas autorizadas para recoger. Una lista de quién puede recoger a cada participante, revisada en la puerta.
- Planificación del transporte. Cupo de las vans incluyendo sillas de ruedas, orden de las paradas, navegación para el chofer y viajes firmados con millas.
- Facturas con datos reales. Facturas hechas con la asistencia y los viajes, pagos, recibos y saldos.
- Preparado para seguros. Autorizaciones, números de miembro, códigos de servicio y un resumen de cobros, si atiendes Medicaid de cuidado a largo plazo o seguros.
- Comunicación con las familias. Un portal y avisos de llegada y salida, sin datos de salud en los textos.
- Control del cumplimiento. Verificaciones y certificados del personal con vencimiento, simulacros y registro de incidentes.
- Perfil de cada participante. Alergias, dietas, información de emergencia y si tiene orden de no resucitar, a mano para el personal.
- Seguridad. Acceso por roles, registros de auditoría, copias de seguridad y una respuesta clara sobre si tus datos comparten base de datos con otros clientes.
- Tu idioma. Pantallas para las familias, facturas y mensajes en los idiomas que hablan tus familias.
Preguntas para hacerle a cada proveedor
- ¿Se puede editar o borrar una asistencia después de firmada? ¿Quién puede ver que se corrigió?
- ¿El sistema planifica las rutas o solo hace una lista de paradas? ¿Cómo maneja las sillas de ruedas?
- ¿Mis datos están en una base de datos compartida con otros centros?
- ¿Firman un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) si le cobramos a seguros?
- ¿Todo lo que ven las familias está en español?
- ¿Puedo sacar todos mis datos si me voy?
- ¿Qué incluye la instalación y quién importa mis datos actuales?
Comparando las opciones
| Opción | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Papel y hojas de cálculo | No cuesta, todos la conocen | Registros perdidos o reescritos, todo se escribe dos veces, sin portal de familias, inspecciones difíciles |
| Software genérico de cuidado en casa o expediente médico | Funciones clínicas maduras | No está hecho para el día de un centro, los viajes ni las actividades en grupo; muchas veces solo en inglés y caro |
| Software todo en uno para centros de día | Asistencia, viajes, facturas y familias en un lugar | Revisa si separa los datos de cada centro, si está en español y qué incluye el precio mensual |
Notas para Florida
En Florida, los centros de día para adultos los licencia la Agency for Health Care Administration (AHCA) según el Capítulo 429, Parte III, de los Estatutos de Florida, y el capítulo 59A-16 del Código Administrativo de Florida. Los inspectores revisan los expedientes de los participantes, las verificaciones y el entrenamiento del personal y los simulacros de emergencia, así que un software que los mantenga al día todo el año ahorra mucho tiempo.
La ley de transacciones electrónicas de Florida (sección 668.50 de los Estatutos) en general le da a la firma electrónica el mismo efecto que a la firma a mano. Confirma con tu asesor cómo quieren tus inspectores ver los registros firmados.
Mandar textos a las familias desde un número de negocio en Estados Unidos exige un registro con las compañías telefónicas (10DLC). Cuenta con unos días o unas semanas para la aprobación.
La ley de Florida contra el corretaje de pacientes (Patient Brokering Act, sección 817.505) limita pagar u ofrecer beneficios por referidos. Si tu software tiene un programa de recomendaciones, cuenta los referidos sin dar incentivos, a menos que tu abogado lo apruebe.
Cómo encaja Senior Center HQ
Senior Center HQ se construyó dentro de un centro de día con licencia en Miami para cubrir toda esta lista: asistencia firmada y a prueba de cambios, rutas optimizadas con vans preparadas para sillas de ruedas, facturas con la asistencia real, un portal de familias bilingüe, control del cumplimiento y una instalación privada por centro.
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